Jaminan Mutu Perpustakaan UTM

1. DOKUMEN MUTU

Dokumen mutu disusun dengan tujuan untuk menerangkan sistem manajemen mutu di Perpustakaan UTM yang mencangkup kebijakan kebijakan manajemen dalam mengendalikan mutu layananan dan untuk menjamin keselarasan antara Visi, Misi, perencanaan ( Renstra ), implementasinya serta pengendalian semua prosedur kegiatan di Perpustakaan UTM

Daftar Dokumen yang ada di Perpustakaan UTM adalah:

1. Pedoman Mutu UPT. Perpustakaan UTM
2. Prosedur Mutu
   1.    PM Pengendalian Dokumen
   2.    PM Pengendalian Rekaman
   3.    PM Audit Internal
   4.    PM Ketidaksesuaian Dan Tindakan Perbaikan
   5.    PM Kepuasan Pelanggan
   6.    PM Sirkulasi
   7.    PM Pelayanan Koleksi Khusus
   8.    PM Pelayanan Pembuatan Kartu Anggota
   9.    PM Pengolahan Koleksi Bahan Pustaka
   10.    PM Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka
   11.    PM Pelayanan Multimedia
   12.    PM Information Communication Technologi ( ICT ) Perpustakaan
   13.    PM Pengembangan Dan Kerjasama
   14.    PM Tinjauan Manajemen
3. Renstra tahun 2018 – 2022
4. Tupoksi
5. Standart Mutu Layanan tahun 2018 – 2022

1. KEPUASAN PELANGGAN

Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, UPT Perpustakaan UTM menggunakan kuisioner yang dibagikan kepada pemustaka untuk pemantauan informasi mengenai kepuasan pelanggan dan/atau ketidakpuasan pelanggan sebagai salah satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu. Pelaksanaan Kegiatan survey kepuasan pelanggan bertujuan untuk memastikan bahwa fasilitas yang disediakan dan pelayanan yang diberikan kepada pemustaka  memiliki kesesuaian dengan kebutuhan dan harapan dari pemustaka. Metodologi untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini ditentukan dengan melakukan perbaikan langsung di lapangan dan dibahas dalam Tinjauan Manajemen. Kegiatan survey pelanggan ini dilakukan dalam beberapa tahapan, tahap yang pertama dilakukan oleh setiap bagian layanan selama 6 bulan sekali, dengan pengukuran yang  menyesuaikan terhadap layanan masing masing, sedangkan kegitan survey kepuasan pelanggan tahap yang ke dua yaitu secara keseluruhan layanan yang ada di UPT. Perpustakaan dengan 1 materi kuisioner yang sama, dilakukan selama 1 tahun sekali. Jumlah kuisioner yang diedarkan adalah 20% dari total kunjungan pemustaka selama 6 bulan.

 Berikut kegiatan survey kepuasan pelanggan yang dilakukan di UPT Perpustakaan UTM :

1. Survey Kepuasan Pelanggan di masing masing bagian layanan UPT. Perpustakaan UTM
2. Survey Kepuasan Pelanggan di UPT Perpustakaan UTM

1. AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL
2. Audit Internal

UPT Perpustakaan UTM telah merencanakan pelaksanaan Audit Internal 1 kali dalam 1 tahun, yang bertujuan untuk memastikan apakah penerapan Sistem Manajemen Mutu dilakukan secara konsisten dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan serta mengarah pada perbaikan yang berkesinambungan. Sebelum dilakukakan pelaksanaan audit internal yang biasanya pada pertengahan bulan, di UPT Perpustakaan UTM dilakukan monitoring dan evaluasi (Monev) oleh Jaminan Mutu Universitas yang bertujuan:

1.  Untuk menjamin  apakah pimpinan dan semua karyawan mengikuti standart mutu  dan prosedur mutu yang telah ditetapkan.  
2. Memastikan bahwa target yang menjadi sasaran mutu mengalami kenaikan yang signifikan setiap tahunnya.
3. Menjamin bahwa hasil survey kepuasan pelanggan setiap tahun mengalami kenaikan yaitu ditandai dengan semakin meningkatnya jumlah pelanggan yang merasa sangat puas, dan semakin minimnya pelanggan yang merasa sangat tidak puas serta makin minimnya komplain.
4. Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi dengan persyaratan standart ISO 9001 : 2015 dan syarat akreditasi A oleh Perpusnas.
5. Mengevaluasi semua hasil kerja pimpinan dan karyawan.

Monitoring dan evaluasi (Monev ) oleh Penjaminan Mutu (PJM) Universitas dilakukan 1 kali dalam setahun dan dilakukan pada akhir tahun. Dengan diadakannnya Monev ini harapannya bahwa semua yang telah ditetapkan oleh standart mutu dan prosedur mutu sudah dijalankan dengan baik dan efektif. UPT Perpustakaan UTM telah terakreditasi A oleh Perputakaan Nasional  pada tahun 2019, UPT Perpustakaan juga telah berstandart ISO 9001:2015  maka adanya kegiatan Monev  ini akan menjamin bahwa UPT. Perpustakaan tetap layak tersertifikasi dan layak untuk upgrade ke standart ISO yang terbaru.

1. Audit Eksternal

URS adalah Perusahaan Jasa Sertifikasi Utama di Inggris Di Indonesia,  PT URS Services Indonesia, Perusahaan yang mengeluarkan sertifikat ISO untuk UPT Perpustakan UTM. Pada tahun 2009 UPT Perpustakaan mendapat sertifikat ISO 2001: 2008, dan setiap tahunnya dilakukan audit surveillance oleh tim auditor dari PT URS. Pada tahun 2018 UPT Perpustakaan UTM melakukan uprgade ISO 9001: 2008 ke ISO 9001: 2015 dan sudah dilakukan audit surveillance pertama kalinya pada tanggal 16 Juli 2019.

1. Tinjauan Manajemen

UPT. Perpustakaan UTM telah menetapkan mengimplementasikan dan mendokumentasikan proses peninjauan manajemen yang dilakukan 1 kali dalam 1 tahun yang sejalan dengan arah strategis organisasi. Kegitan Tinjauan Manejemen ini dilakukan bertujuan untuk memastikan kesinambungan, kecukupan dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu, menindaklanjuti semua yang menjadi akar masalah dan masalah yang menjadi penyebab tidak berjalannya/ tidak efektifnya Sistem Manajemen Mutu dan menentukan target penyelesaiannya. Agenda  Kegiatan Tinjauan Manajeman ini adalah meliputi :

1. Status tindakan dari tinjauan manajeman sebelumnya
2. Perubahan isu eksternal dan internal yang berdampak pada Sistem Manajeman Mutu Organisasi
3. Informasi Kinerja dan efektivitas Sistem Manajeman Mutu ( Kepuasan pelanggan, pemenuhan sasaran mutu, kinerja proses, ketidaksesuain dan tindakan koreksi, hasil pemantauan dan pengukuran, hasil audit, kinerja )
4. Kecukupan SDM
5. Efektifitas tindakan untuk mengatasi analisa risiko
6. Peluang
7. Tindakan Perbaikan

UPT. Perpustakan UTM sudah melakukan kegiatan Tinjauan Manajemen yaitu:

1. Tinjauan Manajeman Tahun 2018
2. Tinjauan Manjeman Tahun 2019
3. Tinjauan Manajeman Tahun 2020

PERPUSTAKAAN DALAM ANGKA

1. Data statistik koleksi 3 tahun terakhir
2. Data statistik kunjungan pemustaka 3 tahun terkahir